La gestión de proyectos práctica y eficaz tiene sus raíces en la SIMPLICIDAD. Sin embargo este arte no es del dominio de todos. Hay una frase de Albert Einstein que nos recuerda que cualquier individuo puede tomar algo y convertirlo en algo complejo, en cambio, es de un verdadero genio hacer de ello algo realmente simple.
El alcance de un proyecto es la expectativa común de todos los interesados y abarca todo el trabajo que se va a realizar para lograr los objetivos. A diferencia del SoW (Statement of Work), el alcance no se queda a un alto nivel sino que se despliega con derroche de detalle. Es por esto la importancia de mantener un alcance simple, específico y sin ambigüedades que permita establecer expectativas claras a las partes interesadas del proyecto. Hoy en día se espera que todos seamos eficientes, que hagamos más con menos. Entonces, si se espera tal eficiencia continua de todos, ¿cómo podemos marcar la diferencia? Aquí hay un enfoque de 6 pasos para realizar una gestión de proyectos eficaz para su organización que permita generar mejores resultados:
Paso 1: Las bases son las bases. Antes de que el Project Manager o la Oficina de Gestión de Proyectos pueda pasar a la planificación del proyecto, el líder de proyecto debe identificar, primero: ¿Quiénes son las partes interesadas del proyecto? ¿Quiénes serán los beneficiarios o a quiénes afectará el proyecto? ¿Cuáles son los resultados esperados por cada una de las partes interesadas? Con base en estos beneficios, ¿cómo puede obtener la aceptación de la alta gerencia o de los clientes?
Paso 2: Identificar métricas de gestión de proyectos para definir y medir el éxito del proyecto
Paso 3: ¿Cómo van a ser comunicados los avances, problemas, artefactos o entrega del proyecto? Esto es, crear un plan de comunicación.
Paso 4: Asegurar el entendimiento y la claridad de los requisitos del proyecto. En la mayoría de los casos, los requisitos poco claros definitivamente dan como resultado el fracaso del proyecto. Desde el principio, asegúrese de que todas las partes interesadas comprendan claramente los requisitos del proyecto y asegure tener un alcance del proyecto sin ambigüedades.
Paso 5: Si desea evitar el arrastre del alcance del proyecto (scope creep), deberá hacer que las partes interesadas comprendan que el alcance del proyecto es incorruptible. Esto no quiere decir que no pueda haber cambios en el alcance que, de ser analizados sus costos-beneficios puedan ajustar el trabajo a realizar. Sin embargo, tales cambios deben ser analizados con cuidado a fin de no tener un alcance corrupto sin justificación o resultado alguno.
Paso 6: Utilizar herramientas de gestión de proyectos adecuadas para redactar, articular los requisitos del proyecto, revisar y buscar aprobaciones, de modo que se garantice la transparencia y la calidad de los requisitos del proyecto. La mejor herramienta de gestión de proyectos es aquella que se entiende por su simplicidad y acomete su objetivo: Evitar las malas sorpresas a su cliente o la alta dirección de proyectos.
Aquí hay algunos hallazgos importantes:
Solo el 23% de las organizaciones actuales usan un software de administración de proyectos (Wellingtone, 2020). Actualmente, la participación de mercado la tiene en un 37% Jira, 20% Microsoft Project y un 5% Smartsheet (Datanyze, 2021).
En conclusión, existe una amplia oportunidad en la administración de proyectos de las organizaciones actuales así como en la adopción de software de administración de proyectos que les permita aumentar su nivel de madurez y, por ende, los resultados de negocio a través de proyectos.
Referencias
Hive. (2020, October 9). 15 Fascinating Project Management Statistics. https://hive.com/blog/project-management-statistics/
Hines, V. (2020, June). The state of project management. Wellingtone.Co.Uk. https://wellingtone.co.uk/wp-content/uploads/2020/06/The-State-of-Project-Management-Report-2020-Wellingtone.pdf
Datanyze. (2021). Project Management Market Share Report | Competitor Analysis | Jira, Microsoft Project, Smartsheet. https://www.datanyze.com/market-share/project-management–217